仕事の引継ぎには・・・・

物事の引継ぎは大切だと最近身にしみているので、そのことを
話したいと思います。

以前の会社に居たころは自宅から通える工事現場がなかったので
何年も単身赴任をして、学校のPTA役員などやったことがありま
せんでしたが、今の仕事はじめ、昨年初めて学校の役員を経験しました。
（これまでの10年間は全部かみさんにやってもらっていました）

さて、引継ぎについてのことですが何事も以前行ったことを本年度
も行っていくものです。まして、学校の行事などは昨年度と同じこと
が繰り返されることが多分にあると思います。

そこで今年私が始めてやる役員の部所では、以前の行事打合せや
手順などの詳細議事録が少ないことで悩んでいるのです。

まず、その部の役員会では
「昨年は何からやった？このときはどうだった？」
過去の話から始まります。して
「このときは○○さんが・・・・・大変だったんですよ！」
と昔話に飛んでいくことがよくあります。
そして夜も遅くなって本題に入っていくパターンになります。

ここから問題点を挙げてみましょう。　

     １、昨年の議事録が無い
　２、昨年の役員から引継ぎを受けていない
　３、昨年の役員が残留していない
　４、手順をマニュアル化していない
　５、学校側の指導が足らない
　６、司会者が悪い
　７、記憶力の良い人を役員にする？？

でも、このことは学校だけでの問題ではなく、仕事においても同じことが
いえると思います。

皆さんが嫌いな？ISO書類。この問題点をクリアするのに大切な
書類ですよね。

でも、それだけの問題点では無い気がします。

Comments

[1. nikumaru]

息子の少年団で、私が「団長」、嫁が「事務局」をやっていたのは、もう10年近く前のことです。

引継ぎや予算などで揉め事が多く、それ以前に作成してあった「適当な規約」を見直し、予算構造を見直し、議事録や伝達ノートを作るなど改革をしました。

そして、親の世代は変わっていきます・・・。

その中から無駄と思われるものは削除されていきました・・・。

そして、今・・。

面倒なモノは何も無くなりましたが、引継ぎ事項や予算などで揉め事が多く発生するようになっています・・・。

[2. もぐら]

１昨年の事務局をしたときはノートPCを会議に持ち込みその場で議事録を書いていました。データ化にしておくと”後々に渡しやすい”物に成ります。
（読んでもらわないとだめなんですけど・・・）

実はこの続きを書いていたのですが、ちょっと中断してアップしました。（笑）
以前から私はマニュアル化のしすぎたが嫌いです。（笑）
特に考えが貧困になって新しいことに目が行かないことは、進歩が少なくなり、時代とともに退化する原因になりかねないからです。

伝統を伝えることが出来なくなった場合どのようになるか？
またのお題にさせてもらいます。　

[3. どぼん]

うちのかあちゃんが、PTAの役員をやっていた時には、
過去の記録−電子データ-が存在していましたよ。
（前任者がメールをくれた）（内容に不足があったのかどうかは、よく知りませんが、相当の量だったと思います）
主要役員間のやりとりは、メール（PC&携帯）でやっていましたし、そういえば運動会の配置計画などは、自分でCADで描いていましたっけ。

但し、揉め事は日常茶飯時。
揉め事の連絡も時間を問わず瞬時に入ります。
・・・些事の連鎖で大爆発。
困ったことに、そのとばっちりがいつも私に。
意見集約・調整は、たいへんな苦労とは知りつつも、
ついつい応戦してしまうわたくしだったのでした。

[4. もぐら]

戦争はいつ始まるか分からないものです。

揉め事と考えるか、討議と考えるか。言い方の違いですけど、討議は先のある問題提起をするわけですからいいことですよね。

そこでどぼん民間裁判官の出番です。（笑）

会議では司会進行役がどれだけ手順よくやるかにより大きく違いますよね。

[5. だいひまじん]

過去の活動記録がない･･･(汗)

記事にも書かれている通り、QMSで求めている品質記録は、将来での記録活用を狙ったものでもあるんですよね。

私もマンションの管理組合理事長を任されているのですが、例えば、今月住民有志で行った植樹会なんかも、植え込み本数、参加人数、使用道具、作業分担を記録して、来年、私が理事会から離れても活動できるように準備しています。

転ばぬ先の杖としての記録は大切ですね。

[6. もぐら]

過去の活動記録はあるのですが、その活動経緯が分かるものがないのです。ですから注文数量や参加を呼びかける組織など思い出しながら本年度の行事を計画していかなくてはならないのです。

でも記録はあっても。次の役員がそれを参考にしてくれなければ何をしてもダメです（笑）

[7. カルゴン]

私も幼稚園で役員をしましたが、それはそれは酷いものでしたよ。
書類のデータも全部プレゼントして残してきたのに、何にも生かされていないということでした。
（データをコピーしたＦＤを幼稚園側で無くしたらしい）

このようなデータの引きつぎは、管理者側の意識レベルによるんだと痛感しました。
父母会の活動は、幼稚園側は一切関知しないという点でもうおかしいと思うのですけどね。

[8. もぐら]

それは残念な結果でしたね。私のところの保育所でも保護者は保護者ですべて管理しています。人数も知れていますし一連資料は１つの袋に入れて渡しています。

でも中には書類を無くす人もいますよ。

[9. キタノミナト]

どこも同じですね。
ウチも今、幼稚園の役員をやっていますが、管理とか役割とかが全然明確化していません。
今まで当たり前の様にやっていたことが、そうでない・・・、アナログな世界が多いですね。

[10. もぐら]

アナログもあって良いのですが、せっかく次世代のために作ったものまでなくしてしまうのでは困ったものですね。

これと同じようなことが建設業界で起こらないことを祈りましょう。
・・納品した電子納品データが全部消えてしまった！！てな事にね。